Normalmente, las ideas nuevas llegan de forma inesperada, y frecuentemente son muy valiosas. Cuando creas un nuevo flujo de trabajo o tienes una idea que no has tenido antes, el concepto suele no ser suficiente. Para que la idea persista, debe poder institucionalizarse, pues de otra forma tal vez nunca llegue a implementarse; e incluso si llega a implementarse, puede que desaparezca después de un tiempo.
En mi compañía, Celaque, tenemos muchas ideas nuevas para innovar. Desde mantener un registro para que el equipo de mantenimiento pueda informar todo lo que sucedió en su turno hasta añadir un boletín informativo para que nuestros residentes puedan saber sobre nuestros eventos e información importante, hemos añadido muchas prácticas nuevas.
La cuestión entonces es: ¿cómo hacer que estas ideas nuevas y útiles perduren? Dado que las ideas que hemos implementado son soluciones para los problemas que nos hemos encontrado, seguramente nos toparemos con problemas iguales o similares de nuevo. Lo que queremos es aplicar todo lo que hemos aprendido en el futuro. La única solución que he encontrado es sistematizar todo lo que hemos aprendido hasta ahora.
En las compañías, una forma común de asegurarse de que la innovación perdure es entrenando a otras personas. En mi experiencia, entrenar a otras personas funciona solo hasta cierto grado. Cuando una persona se va y llega otra, y si no tienes un manual de entrenamiento completamente documentado, pueden perderse muchos detalles en la transición.
Así que, idealmente, habrá otras formas de institucionalizar el conocimiento. El mecanismo variará dependiendo de tu compañía y de cómo funcione, así como de la forma en que almacenes el conocimiento. A veces, los documentos de políticas funcionan, mientras que en otros casos la mejor forma de hacerlo es mediante sistemas de flujos de trabajo o procesos documentados de negocios.
