TEGUCIGALPA, HONDURAS.- Iniciar un nuevo trabajo es un gran reto, la mente se nubla con preguntas como ¿seré capaz?, ¿lograré el desempeño que esperan de mí?, ¿le caeré bien a mis compañeros?, ¿me equivocaré al no entender algo?... Y así se acentúa una deriva que puede profundizarse más si la empresa no brinda el entorno adecuado para integrar al nuevo recurso humano.
En situaciones como esta, donde la persona la única vez que pisó la instalaciones de la empresa fue cuando hizo la entrevista y cuando inicia su primer día de trabajo, es que se vuelve necesario implementar métodos como el onboarding digital.
Las herramientas al servicio de la gestión de recursos humanos son cada vez más accesibles, y si estas facilitan la integración de nuevos empleados entonces estaremos fortaleciendo las competencias de los colaboradores y evitando la rotación constante que trae consecuencias negativas para el entorno laboral.
Entender qué es el onboarding para aplicarlo
El onboarding para empresas es el que facilita la incorporación de los nuevos colaboradores en un ambiente que genere confianza, conocimiento y satisfacción.
Este método no es nuevo, realmente está presente en el ecosistema laboral desde la década de los 80, pero, como sucedió en muchas otras facetas de la vida, se ha visto potencializado tras la pandemia del covid-19, cuando el trabajo presencial no era una opción para todas las empresas.
El onboarding se apoya en las herramientas digitales para facilitar los procedimientos de contratación y adaptación. Esto implica que no sea necesaria la presencialidad para cumplir con los requisitos documentales del nuevo puesto, ni para conocer los misión, visión y valores de la compañía.
El empleado podrá conocer desde antes de iniciar su trabajo, cómo es la cultura organizacional, su rol y sus compañeros, lo que contribuye a que nazca desde fases tempranas del nuevo empleo un sentimiento de apropiación, porque su entorno laboral no es algo que irá descubriendo a prueba y error, el colaborador tendrá una base de conocimiento que le permitirá sentirse incluido.
La familiaridad que sienta el empleado dentro de la empresa, la percepción que tenga sobre el valor que aporta y la valoración que se hace de su trabajo, así como el desarrollo profesional que le ofrece su empleo, son factores determinantes para que decida quedarse.
Pero si los procesos iniciales son esquivos, poco claros incluso desde el anuncio de vacantes y más que todo generales a medida avanza el interés del aspirante y el contratador, la idea que se crea sobre la empresa será vaga, poco fiable, lo que puede crear una desconfianza inicial que se agravará si los meses siguientes son más bien de comunicación escasa.
Ante esto, debe valorar que alrededor del 90% de los trabajadores deciden irse o no de una empresa en los primeros seis meses. Los procesos de rotación constantes no son de beneficio para la empresa y derivan en un desgaste en el resto de empleados que no logran conformar un equipo estable.
Herramientas para el onboarding digital
Como el onboarding digital se acompaña de herramientas para poder ponerlo en marcha, es importante que quienes manejan el área de recursos humanos tengan trazado un plan de incorporación para los nuevos colaboradores. La administración de recursos humanos no debe dejarse al azar, es importante que se sigan esquemas que respondan a los objetivos de la empresa.
Por ejemplo, la empresa puede usar plataformas de gestión de recursos humanos (HRMS), que ofrecen una variedad de funciones para administrar el recurso humano, gestionando las diferentes etapas del empleado, desde el onboarding, hasta el final de su ciclo dentro de la empresa. Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR y Gusto, son algunas opciones populares.
Si se trata de agilizar papeleos en el proceso de incorporación, la empresa puede utilizar un software de firma electrónica, para que los empleados firmen documentos de manera electrónica. DocuSign, Adobe Sign y HelloSign son herramientas idóneas en este sentido.
Igualmente útiles en el onboarding son las plataformas de formación en línea, para ofrecer capacitación y orientación a los nuevos colaboradores sin tener que trasladarse a ningún lugar. Moodle, Cornerstone OnDemand y TalentLMS, son algunas opciones.
La creación de aplicaciones móviles exclusivas de la empresa para incorporar guías de bienvenida, acceso a recursos internos y herramientas de comunicación de equipos, también son opciones que favorecen la incorporación exitosa.
Y plataformas como Microsoft Teams, Google Meet, Slack y Zoom facilitan la comunicación entre los equipos de las empresas, y son realmente útiles en los procesos de onboarding para que los colaboradores conecten con jefes de área y compañeros de trabajo.
No se debe subestimar la creación de contenido multimedia con fines especiales de onboarding, para dar la bienvenida, realizar presentaciones interactivas y contenido multimedia que haga más atractivo y efectivo el proceso de incorporación, y que le permita al colaborador tener un conocimiento más amplio de su nuevo trabajo.
Aunque parezca cosa sencilla o poco relevante, para muchos profesionales estar en un ambiente más flexible, que no le exija el traslado a espacios físicos en cada etapa del proceso de contratación y que además le permita descubrir la cultura organizacional desde antes de estar inmersa en ella, es valioso, y dice mucho sobre cómo la empresa abraza las nuevas tendencia y herramientas en la administración de recursos humanos.
Mejorar la experiencia del empleado desde fases tempranas debería ser una máxima en los procesos de contratación de personal.
Inclusión y diversidad
El onboarding digital no solo contribuye con la incorporación de los nuevos empleados a la empresa, sino también a garantizar que este profesional, sin importar su origen, ubicación geográfica o circunstancias personales, tenga acceso a la información desde el primer día, lo que construye un ambiente de trabajo equitativo y justo.
Sentirse valorados, aceptados y respetados tiende a generar un mayor compromiso en los empleados, que tendrán una actitud recíproca con la empresa y sus valores, y a generar un sentido de pertenencia tal que les permita visualizarse en este lugar en el largo plazo.
El onboarding digital inclusivo refuerza la reputación de la empresa, por lo que es muy probable que profesionales de alto valor quieran formar parte de ella al verse reflejados en sus valores.
¿Se puede integrar el onboarding, el reskilling y el upskilling?
Aunque son tres conceptos diferentes entre sí, no significa que se desconozcan en la administración de recursos humanos.
Si bien en onboarding se trata de la incorporación de nuevos empleados, el reskilling al proceso de adquirir nuevas habilidades, y el upskilling al proceso de adquirir habilidades adicionales o avanzadas en un área específica, no significa que no puedan convivir.
Integrar los tres procesos es una estrategia poderosa en el crecimiento de los colaboradores y para asegurar que los nuevos empleados tengan las habilidades necesarias desde el principio, para así impulsar un aprendizaje continuo desde el día 1.
Cómo se logra esta integración, le damos una guía:
- Es imperativo identificar las habilidades desde el proceso de contratación, aplicando evaluaciones para identificar fortalezas y áreas de mejora. Esto puede ser el primer paso para guiar el diseño de programas de reskilling y upskilling.
- Durante el onboarding la empresa puede incluir módulos de capacitación que aborden las habilidades que se necesitan para el rol. Puede echar mano de recursos de aprendizaje para lograrlo.
- Valorar la asignación de mentores o tutores, que puedan guiar los procesos de integración y desarrollo.
- La creación de una planificación de desarrollo individual (DPI) durante el onboarding, permite la identificación de metas de desarrollo profesional y áreas de interés.
- El seguimiento y retroalimentación continua es importante para observar el progreso del empleado en su desarrollo de habilidades, las evaluaciones pueden ser periódicas y deben incluir reuniones con los líderes de área para revisar y ajustar el DPI.
Pero nada de lo anterior será posible si en la empresa no se construye una cultura de aprendizaje y crecimiento, que fomente la participación activa, el reconocimiento y la recompensa para crear un ambiente donde el aprendizaje sea parte integral del trabajo.
La IA para fortalecer el onboarding
Los recursos humanos tienen el reto de incorporar a su administración la inteligencia artificial (IA), esto no solo agiliza lo concerniente a los empleados, sino que también libera el tiempo de los involucrados en los departamentos de recursos humanos, permitiéndoles tener más espacios para el desarrollo de estrategias.
Por ejemplo, los sistemas de IA agilizan el reclutamiento y selección, puesto que pueden analizar volúmenes grandes de currículos, acelerando el filtro de perfiles adecuados para un puesto. Estas herramientas se encargan de evaluar habilidades, experiencia laboral y otros criterios aplicados a la selección, lo que deriva en ahorro de tiempo.
La IA también se puede utilizar para llevar a cabo entrevistas virtuales, como un primer filtro de candidatos previo a la entrevista final en persona. Esta herramienta se puede usar en el análisis de lenguaje y voz, para identificar patrones y tendencias relacionadas con el compromiso, la satisfacción laboral y el bienestar emocional. Siendo un paso importante para detectar problemas antes de que se conviertan en conflictos profundos.
Los sistemas de IA ayudan en la automatización de tareas administrativas que pueden ser tediosas y/o repetitivas, como la gestión de nóminas, la programación de turnos y la administración de beneficios, lo que permitirá que los profesionales de recursos humanos se centren en la creación de estrategias de alto valor.
